Электронный документ и электронный образ документа - в чем же принципиальное отличие, и почему работа с одним типом документа не применима для другого.
05.06.2025 г.
Раз речь об электронном ведении дел, и соответственно работа с электронной подписью, то ориентироваться следует на ФЗ №149 "Об информации, информационных технологиях и о защите данных", а также ФЗ №63 об электронной подписи.
Итак: Электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. Электронный документ изначально создается в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе и подписывается электронной подписью. Электронным документом в лаборатории является документ или запись, сформированная на компьютере, планшете, телефоне, или на приборе.
Электронный образ документа - это электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе. Т.е. изначально бумажный документ, который переведен в электронную форму с помощью средств сканирования.
Давайте подытожим - принципиальное отличие электронного документа от электронного образа документа в том, что первый сформирован и управляется в электронном виде, а второй в бумажном.
Почему это важно для лабораторий!?Приказ №707 п. 24.6 говорит о возможности работы с электронными документами в части их хранения и архивирования при подписании электронной подписью. При этом перевод с бумажного носителя в электронный образ документа и даже подписания его электронной подписью приведет к несоответствиям критериям аккредитации. Электронное хранение документов и в последствии переход на цифровой архив должен начинаться с полноценного ведения документов в электронной форме.