Всё чаще стало упоминание об использовании или переходе на электронный архив. При этом и запрос автоматизировать этот процесс с помощью ЛИМСа так же стал чаще задаваться лабораториями
19.06.2025г.
Первое, самое простое и обыденное - это ведение бумажного архива с автоматизацией в виде ведения электронных реестров, описания содержания и места хранения, напоминание о необходимости утилизации документов и в дополнительных случаях оформление скан образов. Данное ведение сложно назвать электронным архивом, но часто именно это и запрашивает для себя лаборатория.
Второе, более полноценное ведение архива должно начинаться с ведения электронного документооборота и подписания электронной подписью. Как только внутренний процесс заводит лабораторию к распечатке, то электронный архив сводится в первому пункту. При этом переход к электронному скан-образу документа, не отменяет требований к хранению (архивированию) бумажных оригиналов.
Подытожим: после перехода на электронный документооборот, использование электронного архива должно соответствовать основным критериям:
1) Электронный документ в архиве должен быть подписан электронной подписью. Соответственно электронный документ будет состоять из двух связанных файлов - файл подписи и файл самого документа. При нарушении любого из них, документ уже нельзя будет назвать подписанным.
2) Документ должен хранится по месту расположения лаборатории. Использование внешних серверов и онлайн архивов, приведет к несоответствиям от экспертов по аккредитации.
3) Архив должен быть защищён конфиденциальностью данных. Лаборатория может использовать пароли на документы, или выгрузку на внешний носитель, который хранится с учетом защиты от третьих лиц.4) Архив должен быть защищен от несанкционированного удаления или утери. Процедура ведения электронного архива должна предусматривать строгий порядок доступа к электронным документам, периодическую проверку целостности архива и назначение ответственного лица.